Es gibt verschiedene Aufbewahrungsfristen für steuerlich relevante Unterlagen.
Für die folgenden Unterlagen gilt grundsätzlich die 10-jährige Aufbewahrungsfrist:
- Handelsbücher
- Inventare
- Jahresabschlüsse und Lageberichte
- sowie die zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Buchungsbelege, z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist von Buchführungsunterlagen beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung bzw. Buchung vorgenommen wurde.
Beispiel:
Im Jahr 2013 erfolgt die letzte Buchung bzw. die Erstellung des Jahresabschlusses für das Jahr 2012, die Aufbewahrungsfrist für die Buchführungsunterlagen für das Jahr 2012 endet am 31.12.2023. Somit können ab dem 01.01.2024 die Unterlagen für das Kalenderjahr 2012 vernichtet werden.
Für diese Unterlagen gilt die 6-jährige Aufbewahrungsfrist:
- Angebote
- Auftragsbestätigungen
- Ausfuhrgenehmigungen
- Bestellungen
- Lohnkonten
Hinweis:
Die Aufbewahrungsfrist endet nicht, wenn die Steuerbescheide des entsprechenden Jahres noch nicht bestandskräftig sind. Dies ist z. B. bei anhängigen Verfahren vor dem Finanzgericht, Bundesfinanzhof, Bundesverfassungsgericht oder Gerichtshof der Europäischen Union der Fall.
Außerdem endet die Aufbewahrungsfrist nicht, wenn das Finanzamt schriftlich eine Außenprüfung angekündigt hat, wenn die Unterlagen für eine vorläufige Steuerfestsetzung benötigt werden, Steuerpflichtige die Unterlagen zur Begründung von Anträgen benötigen oder eine Änderung des Bescheides aus anderen Gründen erwartet wird (z.B. Einkünfte aus Beteiligungen, die noch nicht endgültig feststehen).