E-Rechnung – Einführung zum 01.01.2025 – was ist zu tun?

Die E-Rechnung kommt und Unternehmer müssen jetzt tätig werden.  In wenigen Monaten – am 01.01.2025 beginnt die erste Phase der Einführung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) in Deutschland. Die E-Rechnung ist in aller Munde und viele Unternehmen freuen sich auf die Einführung, weil sie sich durch die E-Rechnung große Ersparnisse erhoffen.

Zuerst einmal: Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, mit dem Rechnungsinhalte dargestellt werden. Die E-Rechnung stellt sicher, dass alle Informationen korrekt und vor allem datenschutzkonform übermittelt und empfangen werden können. Eine E-Rechnung kann automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden.

Eine pdf-Rechnung, ist keine E-Rechnung, denn hier fehlt der strukturierte, maschinenlesbare Datensatz.

Die E-Rechnung basiert auf einem xml-Format, das dient in erster Linie der maschinellen Verarbeitung, man kann es also “als Mensch” nicht ohne weiteres “lesen”.

E-Rechnungen sind z.B.

  • ZUGFeRD 2.2.0 Rechnungen (ZUGFERD ist ein hybrides Format, es enthält neben dem strukturierten Datensatz auch einen “lesbaren” Beleg)
  • XRechnungen wie sie schon seit einigen Jahren bei Leistungen an Behörden vorgeschrieben sind. Eine XRechnung kann nur maschinell weiterverarbeitet werden, sie ist vom Menschen nicht ohne weiteres “lesbar”.

Was ist bis 01.01.2025 unbedingt zu tun?

Bis zum 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Jedes Unternehmen benötigt also eine Software, die die E-Rechnung öffnen und als Bild darstellen kann, damit sie von einem Menschen gelesen und geprüft werden kann. Außerdem müssen die E-Rechnungen im originalen digitalen Format archiviert werden. Es ist nicht zulässig, die Bilddarstellung der E-Rechnung auszudrucken, um diese aufzubewahren. Das bedeutet, dass alle Unternehmen, die bisher noch keine digitalen Abläufe und Archive eingerichtet haben, dies bis zum 01.01.2025 nachholen müssen.

Die gute Nachricht ist: Wenn Sie DATEV Unternehmen Online einsetzen, sind Sie für die E-Rechnung bereits gerüstet. Sie benötigen kein weiteres Programm oder weitere Software.

Viele (große) Unternehmen werden die E-Rechnung künftig nutzen. Diese Unternehmen erwarten erhebliche Kosteneinsparungen und Vereinfachungen in den Abläufen. Aber auch Sie selbst können von der E-Rechnung profitieren. Die Gestaltung neuer Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen nimmt sicherlich zunächst einmal Zeit in Anspruch, langfristig sparen Sie aber Zeit ein. Aufgrund unserer jahrelangen Erfahrung bei der Digitalisierung von Buchführungen können wir Ihnen das versprechen.

Wenn Sie DATEV Unternehmen Online noch nicht einsetzen, dann sprechen Sie uns bitte an. Wir können Ihnen Empfehlungen zu Programmen geben und bieten Ihnen auch Unterstützung bei der Einführung der digitalen Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen.

Wie geht es weiter?

Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von 800.000 EUR E-Rechnungen an Unternehmenskunden versenden. Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden.

Unsere Empfehlung

Nutzen Sie die Übergangsphase bis 01.01.2028, um ihren Rechnungseingangs- und -ausgangsprozess zu modernisieren. Profitieren Sie von unserem Know-How, wir unterstützen Sie auf diesem Weg. Sprechen Sie uns an und wir überlegen gemeinsam, welche Schritte notwendig sind.